Documentbeheer in Task Manager
Table of Contents
Documentbeheer in Task Manager is een opslagruimte voor het uploaden en organiseren van compliance-documenten per locatie of categorie, verspreid over meerdere locaties. U kunt er ook automatische herinneringen voor verlenging instellen.
Door een nalevingsdocument te uploaden, geeft u die keuken toestemming om certificeringen, beleidsdocumenten of operationele documenten georganiseerd in mappen in Task Manager op te slaan.
Vereisten voor het bijvoegen van bestanden:
- Ondersteunde formaten: PNG, JPG, GIF, PDF
- Maximale bestandsgrootte: 5,0 MB
- Maximale bestandsruimte per account: 500 MB
- Ongeldige tekens in bestandsnamen: & # \ / : * ? " < > | +
- Maximale uploadlimiet voor PDF-bestanden: 10 pagina's
Stappen:
1. Log in op het beheerdersdashboard Task Manager in de Verenigde Staten via taskmanager.us.ncco.com of in Europa via taskmanager.ncco.com .
2. Klik op het tabblad Documentbeheer in de zijbalk.
3. Klik op Alle locaties om het bereik te selecteren waarop u de map of het bestand wilt toepassen en klik op Selecteren om het locatiebereik in te stellen.
TIPS & TRUCS
- Selecteer 'Alle locaties' als u de map of het bestand wilt toepassen op alle locaties in uw portal.
- Selecteer ' Enkele locatie' als u wilt dat de map of het bestand alleen op een specifieke locatie van toepassing is.
4. Klik op Aanmaken/Bewerken .
5. OPTIONEEL: Maak een map aan
1. Klik op Map selecteren .
2. Klik op Hoofdmap maken .
3. Voer de mapnaam in.
4. Klik om de toegang tot de map in te stellen.
- Onbeperkt: De map is voor iedereen toegankelijk.
- Beperkt: Toegang tot de map is alleen mogelijk met het wachtwoord van de locatie.
5. Klik op Map maken .
6. Selecteer de map en klik op Doorgaan .
6. Sleep een bestand naar het vak of klik om een bestand te selecteren dat u wilt uploaden.
7. OPTIONEEL: Volledige bestandsinformatie
1. Voer de bestandsnaam in.
2. Selecteer het gewenste bestandstype.
3. Voeg maximaal 5 tags toe; elke tagnaam moet minimaal 3 tekens bevatten.
4. Klik om de bestandstoegang in te stellen.
- Onbeperkt: Iedereen kan het bestand bekijken.
- Beperkt: Toegang tot het bestand is alleen mogelijk met het wachtwoord van de locatie.
8. Klik op Bestanden uploaden .
9. Om mappen of bestanden te bewerken, klikt u op de knop Bewerken (potlood in een vakje) en om te verwijderen, klikt u op de knop Verplaatsen naar de prullenbak (prullenbakpictogram) onder Acties in de Overzichtssectie.
Om de toegang tot de map of het bestand te beperken, klikt u op de knop 'Toegang beperken' (grijs slotpictogram), of om de toegang te deblokkeren, klikt u op de knop 'Openbaar maken' (rood slotpictogram).
OPTIONEEL: Stel een herinnering in voor een bestand
1. Klik op de knop 'Herinnering instellen' (belpictogram) onder 'Acties' van een bestand.
2. Selecteer de herinneringsdatum en klik op Opslaan .
OPTIONEEL: Een bestand vervangen
1. Klik op de knop 'Bewerken' (potloodpictogram in een vakje) onder 'Acties' van een bestaand bestand.
2. Klik op de knop 'Bestand vervangen' (pictogram met twee pijlen in tegengestelde richting).
3. Sleep een bestand naar het vak of klik om een bestand te selecteren dat u wilt uploaden.
4. Klik op Bestand vervangen.
10. Om een locatiemap of -bestand permanent te verwijderen, klikt u op de knop ' Verplaatsen naar prullenbak' (prullenbakpictogram) onder ' Acties ' in het overzicht.
WAARSCHUWING
Bestanden in de prullenbak worden na 30 dagen definitief verwijderd.
Ga vervolgens naar het gedeelte 'Prullenbak' en selecteer de knop 'Permanent verwijderen' (prullenbakpictogram) of de knop 'Herstellen' (pictogram met een ronde pijl).
11. Om een map of bestand aan een locatie toe te voegen , ga je naar het gedeelte 'Beheren' en klik je op de groene '+ ' knop. Om een map of bestand te verwijderen, klik je op de rode '-' knop.
